webgfc
Gestion du courrier et des flux citoyens
webgfc est un logiciel open source dédiée au traitement dématérialisé des courriers et demandes citoyennes de toutes natures.
webgfc répond en ce sens aux obligations qui incombent aux collectivités au titre de la SVE. Il traite à ce titre les demandes entrantes de toutes natures et de tous formats (courriers, mails, appels téléphoniques…) mais également en mode couplée avec ces solutions, des demandes saisies sur le portail “Démarches Simplifiées” de l’état comme de l’application “Direct Mairie” portée par l’association ADULLACT.
Un traitement multi-canal des flux entrants et sortants
Le traitement des flux et documents permet la saisie et l’exploitation de métadonnées , qui comme les types de documents vont permettre de router les flux sur les circuits de traitement associés. Des habilitations régissent les rôles des acteurs dans les process de traitement qui sont paramétrés.
Les réponses aux courriers et flux entrants sont élaborées sur la base de modèles prédéfinis et permettent le choix du canal de réponse (courriers, mails, sms, routage vers un portail citoyen de type “Démarches Simplifiées” ou un autre portail en place par interface webservice ad-hoc.
L’ensemble des étapes de traitement sont tracées par webgfc qui fourni à l’appui des traitements opérés, des statistiques parlantes sur l’efficience et le respect des délais de traitement pour un/plusieurs type/s de traitement pour tel ou tel service instructeur.
Interopérabilité applicative
webgfc est pleinement compatible avec l’orchestrateur pastell. Lorsque les deux outils sont associés, la signature électronique des flux sortants, les routages mails sécurisés, les versements en GED, les transferts vers un SAE sont simples et pleinement compatibles avec la réglementation et l’environnement normatif qui régit l’archivage de données publiques.
Les couplages avec l’outil de gestion de la relation usagers Démarches Simplifiées développée par l’État et/ou Direct Mairie, permettent une gestion complète de la relation usagers dans le cadre d’une châine de traitement entièrement basée surde briques applicatives open source.
L’application expose également une bibliothèque de webservices, pour permettre un interfacage avec d’autres applications métiers en place, qui traitent en front ou en back office de la relation citoyenne, des interventions des services techniques ou de la gestion de process.
Les principales fonctionnalités de webgfc
- Scan centralisés ou déconcentrés de documents physiques entrants
- Scrutation/injection depuis des boîtes mails
- Imports entrants avec association aux traitements par typologies de flux numériques/documents physiques
- Gestion des délais de traitement réglementaire (SVE) et des délégations
- Gestion des droits (utilisateurs par bureaux, droits et rôles des typologies de documents)
- Apposition de méta-données paramétrables intégrées aux circuits d’instruction
- Sélections et recherches établies par filtres à critères combinables
- Production de réponses-types sur la base de modèles associés à chaque type de documents / flux
- Architecture et administration multi-collectivités permettant l’exploitation mutualisée
- Couplages annuaires centralisés supportés
- Génération d’alertes électroniques lors des traitements statistiques fondés sur un filtrage préalable par critères combinés
Le déploiement et les modes d’exploitation possibles
webgfc intègre une sphère d’administration fonctionnelle et technique poussée, permettant de limiter les accès des gestionnaires aux seuls menus et fonctions qui leur sont attribués dans le processus de gestion d’ensemble et de définir des droits sur les typologies de flux traités.
Compte-tenu de son architecture technique, webgfc peut être exploité en mode SaaS ou en déploiement internalisé au sein des collectivités. Le libriciel est susceptible d’être mis en oeuvre sur des architectures techniques variées, en liaison ou non avec d’autres référentiels.
Documentation
Ressources vidéos
Vidéo de présentation de webgfc
Webinaire « La gestion des flux citoyens autour de webgfc »
Logiciels en relation avec webgfc
Signature électronique
Le iparapheur est un outil de validation et de circulation de documents : il permet la circulation de documents et de flux métiers…
Orchestrateur de processus dématérialisés
Pastell est un orchestrateur qui assure le rôle de modélisation, de supervision et de consignation des processus qui lui sont confiés…