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Libriciel SCOP, un des leaders sur le marché du parapheur électronique à destination des collectivités territoriales, est fier de pouvoir compter l’Université Bretagne Sud dans ses utilisateurs i-Parapheur.

Situé dans le département du Morbihan, L’UBS est une université pluridisciplinaire ayant ses campus à Vannes, Lorient et Pontivy.

Comme toute entité publique, elle est soumise à de nombreuses procédures internes de traitement documentaire, notamment de signature de documents.

Dans une logique d’optimisation dans la gestion et le traitement de ces flux au sein des services de l’université, elle a souhaité dématérialiser les étapes de visa et de signature en mettant à disposition de ses agents une solution de parapheur électronique.

Initié par Mr. Jean Roch Sauvé, Directeur Général des Services de L'UBS, et fort de son retour d’expérience en tant qu'ancien DGS de la ville d’Alfortville durant 7 ans, leur choix s’est porté sur le  logiciel libre i-Parapheur de Libriciel SCOP. 

C’est donc à Vannes, dans les locaux des services techniques de l’université, que les équipes Libriciel SCOP ont accompagné l’UBS dans la mise en place de la solution (installation, formations, assistances) et ainsi permettre une appropriation totale de l’outil par ses services.

Précurseur au niveau de la dématérialisation de la signature électronique dans les universités, l’initiative de l’Université Bretagne Sud illustre la nécessité pour les organismes publics autres que les collectivités territoriales, de mettre à disposition de leurs services des outils adaptés dans la gestion et l’orchestration dématérialisées de leurs flux internes.

Interview : Jean Roch Sauvé, Directeur Général des Services de L'UBS

Jean Roch Sauvé
  • Quels sont les besoins d’une université en terme de dématérialisation ?

lls sont les mêmes que ceux d'une organisation qui a des flux d'actes et de décisions volumineux à gérer. Comme dans toute administration, ces flux traduisent la nécessité de gérer avec rigueur des milliers d'actes par an. Ainsi, sur de telles masses, la dématérialisation assure une excellente traçabilité et un gain de temps notable.

  • Pourquoi avoir choisi une solution de parapheur électronique libre ?

La solution répond simplement aux impératifs de la circulation, le visa et la signature des documents.

 

  • Pourquoi la solution i-Parapheur, que vous connaissiez dans un contexte d’exploitation de collectivité territoriale, vous semblait correspondre aux besoins de l’UBS ?

Le contexte n'est pas très différent du point de vue des circuits de décision : des services instruisent, une chaine de visa traduit l'organisation et les élus signent. Ici, comme en collectivité territoriale, les services, donc les décisions et les productions écrites, sont variés.

  • Outre les flux pilotes, envisagez vous une exploitation plus large de l’outil dans votre université ?

Je compte sur une diffusion et une demande spontanées. A l'usage, les services sentent très vite l'amélioration de leur quotidien, et ceux qui ne bénéficient pas du service le demanderont naturellement. Il reste toutefois quelques questions à traiter sur des circuits complexes ou sur la question de l'archivage. La difficulté générale reste la gestion concomitante de documents papiers et de documents électroniques.

  • Auriez vous des conseils pour les autres universités qui souhaiteraient passer le pas de la dématérialisation ?

Non, c'est un projet numérique simple, il faut un chef de projet "informatique" et un chef de projet "usager" qui sachent ce qu'est un circuit de parapheur.

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